PINS - Professional Invoicing Software

 

A solução PINS Invoicing Software contém, como foi escrito na apresentação, três (3) aplicações (Manager, Kiosk e Server Service) que concorrem para o mesmo fim: Facturação, Controle de Estoque e Aquisição de bens.

 

PINS Manager

PINS Manager é a aplicação principal da solução e contem os seguintes módulos:

 

Vendas 

Este módulo é responsável pela facturação de venda a clientes. O processo de vendas, dependendo do tipo, obedece a um processo que começa com elaboração de uma factura pró-forma; e termina com a criação de uma factura ou a recepção do pagamento. Mais detalhes; consultar o tópico Documentação | Fluxo de trabalho.

Foi implementado neste módulo um sistema de validações para garantir que somente utilizadores devidamente autorizados podem realizar actividades que requeiram tomada de decisão por parte da gerência. Assim por exemplo uma factura proforma deve ser validada por um utilizador autorizado antes de poder imprimi-la e enviar ou entregar ao cliente.

 

Controle de Estoque 

O estoque de mercadorias é controlado por este módulo; desde a sua aquisição até a venda, transferência, quebra ou uso interno. Este módulo garante quantidades existentes actualizado, gerindo os lotes e usando o sistema de armazenamento FIFO (First In First Out) para facilitar o controlo de produtos perecíveis.

A aplicação permite a criação de inventários periódicos e, a partir dos quais, realizar ajustes do estoque. Para facilitar esse processo foi implementado uma ferramenta de exportação e importação de ficheiros do Microsoft Excel.

 

Compras 

Módulo responsável pela aquisição de bens que serão recepcionados pelo módulo anterior, actualizando assim o estoque. O processo de compras começa com a criação de uma PO (Purchase Order) que deverá ser validada por um utilizador autorizado. Este documento servirá de base para gerar um outro de conferência da mercadoria. Este último (Nota de recebimento de mercadoria), servirá de base para justificar a factura a receber do fornecedor.

 

Documentação 

Foi implementado nesta solução uma ferramenta para organizar e armazenar toda documentação produzida pela aplicação e outras importadas pelo utilizador.

Aqui está uma lista de documentos que a aplicação produz:

• Factura Pró-forma / Orçamento

• Guia de Remessa

• Guia de Devolução

• Guia de Recebimento de Bens

• Guia de Devolução de Bens

• Factura

• Nota de Crédito

• Factura Recibo

• Consulta de Mesa

 

Conta de Clientes 

A aplicação guarda registo dos clientes e suas contas; permitindo assim extrair extracto de clientes a qualquer momento que for necessário.

Clientes são cadastrados com dados pessoais e preferências tal como Língua, moeda, método preferencial de pagamento, limite de crédito etc.

 

Dados Mestres e Configuração 

Este módulo é na verdade o primeiro a ser usando por ser responsável por toda configuração do sistema e também de todos os dados mestres tais como: Grupo de utilizadores e suas permissões; Lista de produtos e todos os dados relacionados como preço padrão, conversões de unidades, impostos aplicáveis etc.

Para o controlo e configuração dos terminais de venda existe aqui uma ferramenta que gere o serviço PSS responsável pela comunicação entre o PINS Manager e os terminais. Os Terminais são criados e configurados independentemente usando como ponto de partida uma configuração padrão. Desta forma é possível coexistir no mesmo sistema diferentes tipos ou marcas de dispositivos.